Dans l’ère du numérique, et surtout face à la pandémie du Covid-19, il est essentiel pour les entreprises de passer à la digitalisation. Plus qu’une tendance, c’est une nécessité permettant aux entreprises d’évoluer, mais également de répondre aux besoins de leur clientèle. Outre l’aspect marketing, la transformation digitale d’une entreprise doit également se faire de l’intérieur en passant par la dématérialisation.

Qu’est-ce que la dématérialisation ?

D’une manière pratique, la dématérialisation est une pratique permettant de numériser tous les supports papier d’une entreprise vers un format numérique. Que ce soit les relevés bancaires, les factures ou encore les bons de livraison, tout peut être numérisé.

Pour une entreprise, la dématérialisation est un must. Mais concrètement, pourquoi procéder à la dématérialisation ?

Avantages de la dématérialisation pour une entreprise

1. Réduire la paperasse

La dématérialisation vous permet de vous passer des empilements de documents dans vos locaux. En effet, en passant tous vos documents papier au numérique, vous libérez de l’espace sur votre lieu de travail. Au lieu d’engager une salle entière ou de louer un box de stockage pour entreposer vos documents papier, un ordinateur, une GED (gestion électronique des documents) et une imprimante multifonction suffisent.

2. Gain de place

L’un des principaux avantages de la dématérialisation des documents est d’ordre logistique : une salle d’archives peut contenir l’équivalent d’environ 23 000 pages par mètre carré. Les performances actuelles des solutions de stockage numérique changent la donne. Aujourd’hui, un seul disque SSD d’un téraoctet (1 To) équivaut à une salle d’archives de plus de 43 000 mètres carrés si des documents de traitement de texte y sont stockés. Ce gain de place est une réelle opportunité pour les PME qui cherchent souvent à optimiser leurs locaux.

3. Réduire les coûts

Bien évidemment, les documents papier génèrent des coûts réels pour les entreprises. Les papiers, l’encre, ainsi que le stockage engagent l’entreprise à des dépenses supplémentaires. Grâce à la dématérialisation, vous gagnez automatiquement du temps. Vos collaborateurs et votre équipe ne passeront plus de temps à imprimer des tonnes de documents. Il suffit d’un photocopieur professionnel pour numériser tous les documents pour les gérer à partir d’un logiciel GED.

Il y a des avantages financiers à passer à la dématérialisation. Le stockage de gros volumes de papier prend de la place, ce qui se traduit par des coûts d’exploitation et, parfois, des frais de personnel.

4. Gain en productivité

Quand vous ne perdez pas de temps à gérer des documents papier, vous et votre équipe pouvez vous recentrer sur votre métier. Où que vous soyez, accédez facilement aux documents dont vous avez besoin.

5. Meilleure organisation et plus de sécurité

La dématérialisation conduit également à un meilleur suivi et une meilleure traçabilité des documents, notamment pour les personnes travaillant à distance. Rassembler tous vos documents de travail sur un réseau sans papier est la clé d’une journée de télétravail productive. Pouvoir travailler à domicile ou en déplacement, comme si vous étiez au bureau, devient possible grâce à une solution d’hébergement adaptée.