Une imprimante multifonction permet aux entreprises de réaliser diverses tâches comme l’impression, la copie et la numérisation de document. Grâce au logiciel OCR, les entreprises peuvent atteindre leurs objectifs opérationnels et s’assurer qu’elles rendent d’excellents services aux clients.

Avantages de l’utilisation d’un logiciel OCR

Vitesse

Il y a un nombre fixe d’heures dans la journée, et il est essentiel que chaque organisation trouve comment faire plus avec ces quelques heures. Un logiciel OCR moderne dans vos numérisations réduira le temps de traitement d’un document de plus de 80 %. En supprimant les processus manuels et chronophages, vos employés et vos coéquipiers peuvent se concentrer sur leurs compétences de base et se retirer du travail fastidieux de traitement des papiers.

Réduction des coûts

En plus du coût réel de la main-d’œuvre de votre personnel, il existe d’innombrables autres coûts qui peuvent être réduits par la mise en œuvre d’un logiciel OCR. Certains de ces domaines comprennent : l’impression, la copie, les consommables et la maintenance du matériel de bureau, le coût des documents perdus et les frais d’expédition. Grâce à ce logiciel moderne, vous économiserez sur vos ressources.

Préoccupations environnementales

Nous avons tous vu la note au bas des courriels entrants nous demandant de réfléchir à deux fois avant d’imprimer un document, et nous comprenons tous que la réduction de la consommation de papier a un effet mesurable sur l’environnement. Mais la numérisation associée à un logiciel OCR peut également aider à résoudre les problèmes environnementaux d’une manière que vous n’avez peut-être pas envisagée. Quelle quantité de carburant est utilisée pour expédier le papier au bureau ? Qu’en est-il du transport des documents vers le stockage hors site ? Que diriez-vous de faire fonctionner la climatisation pour les zones de stockage de documents ?

Réduisez les erreurs

Malheureusement, les gens font des erreurs. Nous oublions des choses, faisons des fautes de frappe, perdons et mal classons des documents. La numérisation et l’OCR réduiront les erreurs coûteuses qui peuvent coûter à une entreprise une somme importante par an.

Espace de stockage

Que vous stockiez vos propres documents ou que vous utilisiez un fournisseur de stockage hors site, vous consacrez beaucoup de temps et de ressources à l’entretien des boîtes de papier. L’OCR et la numérisation transforment ces caisses de papier en informations utilisables et libèrent des zones pour de précieux espaces de bureau.

Disponibilité

En numérisant et en extrayant les informations de documents papier avec OCR, il rend les informations et les images des documents disponibles à plusieurs endroits et à plusieurs systèmes. En quelques clics de souris, le document est disponible pour ceux qui en ont besoin.

Gestion facile

Avec une imprimante multifonction et un logiciel OCR, le stockage, la sécurité et la conservation des documents peuvent tous être automatisés. Un employé n’a plus à prendre le temps de classer ou de purger manuellement les enregistrements — la gestion des documents devient presque sans effort !

Sécurité des données

Dans certains établissements, la sécurité des documents est une préoccupation constante. Outre les problèmes de conformité engendrés par une réglementation extensive, il existe des coûts réels que des documents mal classés ou mal gérés peuvent engendrer. Avec les documents électroniques, l’accès peut être strictement contrôlé et vous aurez la possibilité de vérifier complètement tout accès aux documents.