Généralement, les dirigeants d’une entreprise ne savent pas réellement combien coûte son parc d’impression et quels sont ses coûts cachés. Or, l’impression numérique peut présenter plus de 1 %, voire 2 ou 3 %, du chiffre d’affaires annuel d’une société. Alors, il faut mettre en place une bonne stratégie pour réduire votre budget d’impression.

Pour vous aider, voici quelques conseils pour éviter le gaspillage et pour faire plus d’économies. Basées sur l’optimisation du parc informatique et la mobilisation de vos employés, ces astuces vous aideront à réduire les coûts d’impression de votre entreprise de manière durable.

1.      Évitez les utilisations excessives

Il est important de savoir limiter les impressions dans une entreprise. En moyenne, plus des 25 % des documents sont directement jetés quelques minutes après leur impression. De plus, la plupart des documents imprimés ne sont jamais lus et en pratique, 1 document imprimé sur 9 est récupéré dans le bac de l’imprimante.

Au bout du compte, le gaspillage de papier et d’encre représente chaque année une somme importante, à cause des impressions inutiles. Ainsi, le meilleur geste à faire c’est d’apprendre à ne plus gaspiller. En plus d’être économique, c’est un bon geste écoresponsable pour protéger l’environnement.

2.      Faites un audit de votre parc d’impression

Il s’agit de répertorier les photocopieurs et imprimantes que vous utilisez au sein de votre entreprise. Ensuite, analyser les documents imprimés pour évaluer la consommation d’impression et les impressions inutiles.

L’utilisation d’une installation mal dimensionnée est aussi une source d’augmentation de la consommation en énergie, de maintenance et des achats consommables. Alors, pensez à n’utiliser que les matériels adaptés à votre utilisation. Si vous faites un audit, vous pourrez déterminer l’usage de vos appareils — qui imprime, quoi et comment ? — afin de dimensionner votre installation en conséquence.

Dans cette optique, il convient de consulter un prestataire expert dans le domaine. Il sera en mesure de réaliser un audit détaillé et de vous proposer d’autres solutions d’impression pour être plus efficaces et pour réaliser plus d’économies.

3.      Inventoriez vos consommables

Dans une entreprise, les employés ont tendance à faire des stocks d’équipements (cartouches d’encre, papiers, pièces de remplacement…) pour éviter les manques. Or, ces derniers ne sont pas toujours utilisés.

De plus, les imprimantes sont généralement remplacées quand elles tombent en panne alors le nombre de stock de cartouches et d’appareils est multiplié dans les locaux. Pour toutes ces raisons, vous devez donc faire un inventaire de toutes vos consommables informatiques professionnelles.

4.      Faites-confiance à un seul fournisseur

Les consommables, les services de maintenance, l’achat des systèmes d’impression… de nombreux paramètres peuvent générer des dépenses supplémentaires dans votre parc d’impression. Or, ces tâches sont généralement confiées à des fournisseurs et si vous faites appel à différents prestataires, le temps de gestion sera plus important. En d’autres termes, plus le nombre de fournisseurs est élevé, plus le coût de la maintenance de votre parc augmente.

5.      Adoptez les bonnes pratiques pour réduire le gaspillage

Voici quelques règles simples et écoresponsables pour optimiser le budget d’impression de votre entreprise :

• Si possible, imprimez toujours en recto-verso et en noir et blanc : ces options sont paramétrables sur un photocopieur professionnel ;
• N’oubliez pas de visualiser avant d’imprimer afin d’éviter les problèmes de mise en page ;
• Pensez à vérifier la sélectionnez des pages avant impression pour ne pas imprimer tous les documents ;
• Privilégiez une « impression multiple » c’est-à-dire de juxtaposer plusieurs pages sur une même feuille.
• Privilégiez la dématérialisation des documents pour réduire le budget d’impression : contrats, factures, bulletins de paie…

En résumé, il y a de nombreuses façons de réduire les coûts d’impression dans une société. Pour savoir quelle est la solution adaptée à votre parc d’impression, appuyez-vous sur des professionnels expérimentés. Ils pourront vous aider à trouver des solutions personnalisées, adaptées à la taille et aux spécificités de votre organisation.