Bien gérer son entreprise revient généralement à réduire les coûts, en particulier ceux qui sont parfois complètement inutiles. Parmi eux, le coût d’impression augmente proportionnellement au nombre de partenaires dans l’entreprise, mais il peut être rapidement réduit grâce à quelques astuces. Quelle que soit leur taille, les entreprises sont très intéressées par la définition de politiques d’impression. Sensibiliser les utilisateurs d’imprimante consiste à contrôler votre consommation de papier, de toner et d’énergie. Il s’agit également d’assurer la sécurité des données, d’améliorer la productivité des équipes et de favoriser la mobilité en même temps.
Selon plusieurs études, les coûts d’impression peuvent représenter jusqu’à 3 % du budget total de l’entreprise. Cependant, 40 % des PME interrogées ont déclaré que leurs coûts d’impression ont augmenté ces dernières années en raison de l’augmentation de l’impression couleur. Sensibiliser les utilisateurs d’imprimante, c’est de mettre en place des règles d’impression adaptées aux matières et aux usages, l’entreprise s’assure un retour sur investissement rapide et mesurable. Vous pouvez définir des quotas d’impression. Par exemple, ils peuvent réduire considérablement les coûts en prenant en charge l’impression en noir et blanc et l’impression recto verso par défaut. Pour plus d’information, découvrez nos 5 conseils pour réduire le coût de votre parc d’impression.
Ce n’est pas parce que vous avez mis en place tout le matériel nécessaire dans votre entreprise que vos salariés ne doivent pas adopter une démarche écoresponsable. Par conséquent, on pense souvent qu’il s’agit de négligence ou d’espoir de ne pas se faciliter la vie au lieu d’imprimer inutilement ou de gaspiller du papier. Certaines personnes ne sont pas encore sensibles ou ne connaissent pas la bonne façon d’éviter le gaspillage. Se souvenir des règles de l’impression recto-verso, utiliser le verso comme brouillon, et même régler l’imprimante sur une impression « écologique » deviendront bientôt une bonne habitude pour éviter tout gaspillage.
Pour cette raison, même de petits rappels par e-mail peuvent vous faire économiser beaucoup de papier et de cartouches d’encre. Vous pouvez aussi envisager d’organiser une réunion pour sensibiliser les utilisateurs d’imprimante, car écologie rime généralement avec épargne. Certains salariés sont très peu familiarisés avec les méthodes RSE de l’entreprise, vous pouvez donc souhaiter confirmer votre sensibilité.
Le réflexe consiste généralement à acheter des cartouches d’encre de cette marque, mais vous devez tenir compte du fait que certaines entreprises se spécialisent dans les cartouches d’encre à bas prix, et certaines sont rechargeables. Bien que le traitement puisse parfois être compliqué, tout le monde n’est pas comme ça. Vous pouvez facilement réduire les coûts. Encore faut-il prendre en compte le fait que certaines imprimantes ne supportent pas très mal les différentes marques de cartouches d’encre, donc vous allez vite vous retrouver bloqué. Avant d’acheter un appareil, n’hésitez pas à vous renseigner sur la compatibilité ou vous pouvez également recourir à une location imprimante.
Il s’agit d’une arme à double tranchant, car vos employés n’aimeront peut-être pas voir toutes les impressions de tiers. Avouons-le, pouvoir imprimer soi-même des documents reste un net avantage qui peut plaire aux salariés. C’est toujours un moyen de réduire les coûts et d’éviter que vos employés n’impriment quoi que ce soit sur le lieu de travail, notamment l’impression de masse, à l’abri des regards indiscrets. La collecte d’impressions peut également ralentir le travail de chacun, cette approche n’est donc pas toujours rentable en raison de la perte de temps impliquée. Un moyen plus simple de réduire les abus est généralement de choisir où vont les fichiers, mais cela peut compromettre la confidentialité ; par conséquent, l’arbitrage est toujours en cours.